מרכזיות

בין אם החלטתם להשקיע ברכישת אחת מבין מרכזיות טלפונים מהסוג IP או לנצל את היתרונות הטכנולוגיים של מרכזיות טלפונים אשר כיום פועלות בשיטת הענן, איכות השירות אשר מן הסתם תפיקו מן המרכזייה תקבע על פי איכות ההתאמה של המרכזייה לצרכי העסק שלכם יהא זה אשר יהא. קיימות היום חברות אשר מציעות שירותיי ייעוץ בבחירת מרכזיות טלפונים, שירות זה ניתן לקבל גם מן החברות המשווקות את המרכזיות הללו. המאמר שלפניכם נועד על מנת להדריך אתכם כיצד להתאים את מערכת הטלפוניה, כך שהיא תשרת ותמקסם את הפעילות של החברה בצורה הטובה.

להגדיר את פרופיל החברה עם ראייה עתידית נכונה

השלב הראשוני של התאמת מרכזיות טלפונים הוא ללא כל ספק להגדיר קודם כל את הפרופיל העסקי של החברה תוך כדי חשיבה על התפתחויות עתידיות אשר אתם צופים בהמשך הדרך. בשלב זה כדאי לנסות לענות על השאלות השונות כגון;  כמה עובדים יש בחברה ומה הוא סוג הפעילות שלה, כמה משרדים יש לחברה, האם קיימים משתמשים שנמצאים בחו"ל ומהו היקף ההוצאות של העסק.

הגדרת פרופיל השיחות ובדיקת המערכת ורוחב הפס

במסגרת הגדרת פרופיל השיחות לשם הבחירה מבין מרכזיות טלפונים הקיימות, יש לבנות תמהיל שיחות, לנסות להגדיר את כמות השיחות הבינלאומיות המקומיות והסלולאריות ולהבין כמה שיחות מבוצעות בחודש ומה משך הממוצע של כל שיחה. בנוסף, מומלץ גם לקחת בחשבון את הצורך בשיחות ועידה. לאחר שהגדרתם כל זה, יש לבחון את מערכת הטלפוניה הקיימת ולענות על השאלות כמו כמה שלוחות קיימות, מהו סוג המערכת ומה השינוי שדרוש.

רשימת דרישות והגדרת תקציב של העסק

רשימת דרישות נועדה על מנת לנסות לזהות את הצרכים העתידיים. בשלב זה יש לענות על השאלות כמו; כמה תרצו להשקיע בתשתית החדשה, מהו התשלום החודשי שתהיו מוכנים להוציא, האם מערכת הטלפון החדשה צריכה להתממשק עם אימייל או עם מערכת שליחת הודעות סמס, האם יידרש בעתיד קול סנטר, מהם התפריטים הקוליים הדרושים לחברה ומהו צפי הגידול של פעילות החברה.